Datenschutz - VitalisMed Personal GmbH

Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

VitalisMed Personal GmbH
Stixchesstraße 107
51377 Leverkusen
E-Mail: kontakt@vitalismed-personal.de

Telefon 0214

HRB 124996

USt-IDNr: DE458071609
Vertreten durch: David Theodor Steinert

(Im Folgenden „wir“ oder „VitalisMed“)

2. Allgemeine Hinweise

Wir nehmen den Schutz personenbezogener Daten ernst und verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich nach Maßgabe der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Diese Datenschutzerklärung informiert über Art, Umfang und Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website, bei Kontaktaufnahmen sowie im Rahmen unserer Tätigkeit als Personalvermittlungsdienstleister.

3. Begriffe

„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO).
„Verarbeitung“ ist jeder Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten (Art. 4 Nr. 2 DSGVO).

4. Website-Besuch / Hosting (Wix)

4.1 Hosting und technische Bereitstellung

Unsere Website wird über den Website-Baukasten und Hosting-Dienst Wix.com bereitgestellt (im Folgenden „Wix“). Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Daten verarbeitet, um die Website auszuliefern und die Sicherheit zu gewährleisten.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

IP-Adresse (ggf. gekürzt/anonymisiert, abhängig von Systemkonfiguration)
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
aufgerufene Seiten/Dateien
Browsertyp/-version, Betriebssystem
Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)
technische Protokolldaten (Logfiles)

Zweck: technische Bereitstellung, Stabilität, Sicherheit, Fehleranalyse, Missbrauchsprävention.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem und funktionsfähigem Betrieb).
Empfänger: Wix als Auftragsverarbeiter.

4.2 Drittlandübermittlung

Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass Wix Daten auch außerhalb der EU/des EWR verarbeitet (z. B. in den USA), soweit dies für die Bereitstellung der Dienste erforderlich ist. Wix setzt hierfür geeignete Garantien ein (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln), um ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen.

5. Cookies / Einwilligungsmanagement

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden.

5.1 Cookie-Kategorien

Je nach Konfiguration können folgende Kategorien eingesetzt werden:

Notwendige Cookies
Diese sind für den Betrieb der Website erforderlich und können nicht deaktiviert werden.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Statistik/Analyse (z. B. Wix Analytics)
Diese helfen uns, die Nutzung der Website auszuwerten und zu verbessern.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), sofern einwilligungspflichtig.
Marketing (z. B. Meta/Instagram-Werbung, ggf. Pixel/Conversion-Tracking)
Diese dienen dazu, Werbekampagnen zu messen und zielgerichtet auszuspielen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), sofern einwilligungspflichtig.

5.2 Consent-Banner / Widerruf

Beim erstmaligen Besuch der Website können Sie über unser Cookie-/Consent-Tool auswählen, welche Kategorien Sie zulassen möchten. Eine einmal erteilte Einwilligung können Sie jederzeit über die „Cookie-Einstellungen“ (Link im Footer) widerrufen oder ändern.

6. Wix Analytics (Statistik)

Wir nutzen Wix Analytics zur statistischen Auswertung der Nutzung unserer Website. Hierbei können u. a. folgende Daten verarbeitet werden:

Nutzungsdaten (z. B. besuchte Seiten, Verweildauer, Klickpfade)
Geräte- und Browserinformationen
technische Kennungen (z. B. Cookie-IDs)

Zweck: Reichweitenmessung, Optimierung der Website, Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), sofern einwilligungspflichtig und im Consent-Banner als „Statistik“ geführt.
Empfänger: Wix.

7. Kontaktaufnahme (E-Mail, Telefon) und Wix Forms (Kontaktformular)

7.1 Kontakt per E-Mail/Telefon

Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Inhalt der Anfrage).

Zweck: Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage, ggf. Anbahnung eines Vertragsverhältnisses.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen/Vertrag) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Kommunikation).

7.2 Kontaktformular (Wix Forms)

Bei Nutzung des Kontaktformulars werden die eingegebenen Daten an uns übermittelt und in den Wix-Systemen verarbeitet.

Typische Daten:

Name (falls abgefragt)
E-Mail-Adresse
Telefonnummer (falls abgefragt)
Nachricht/Anliegen
ggf. weitere Angaben (z. B. Qualifikation, Wunschposition), je nach Formular

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage und Kontaktaufnahme.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Hinweis: Bitte übermitteln Sie über Formulare und E-Mail nach Möglichkeit keine besonders sensiblen Informationen, sofern diese nicht erforderlich sind (z. B. Gesundheitsdaten). Falls Bewerbungsdaten betroffen sind, gilt Abschnitt 10.

7.3 Soweit wir Angaben als Pflichtfelder kennzeichnen, sind diese für die Bearbeitung ihrer Anfrage bzw. für die Durchführung ihres Vermittlungsprozesses erforderlich. Ohne die Angaben können wir in der Regel nicht oder nur eingeschränkt bearbeiten.

8. WhatsApp Business (Kommunikation)

Wir bieten ggf. eine Kommunikation über WhatsApp Business an. Dabei werden insbesondere Ihre Telefonnummer, Profilinformationen (sofern in WhatsApp hinterlegt) sowie Kommunikationsinhalte verarbeitet.

Zweck: schnelle Kommunikation, Terminabstimmung, Rückfragen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen/Vertrag) oder Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), je nach Fall und Inhalt der Kommunikation.

Wichtiger Hinweis: WhatsApp ist ein Dienst eines Drittanbieters. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass Daten in Drittländer (z. B. USA) übermittelt werden. Wenn Sie dies nicht möchten, nutzen Sie bitte E-Mail: kontakt@vitalismed-personal.de.

9. Social Media / Werbung (Meta/Instagram/Kleinanzeigen)

Wir planen, Werbeanzeigen über Meta/Instagram zu schalten (z. B. zur Mitarbeiter-/Kandidatengewinnung).
Sofern dabei Tracking-Technologien (z. B. Meta Pixel, Conversion-Messung) eingesetzt werden, erfolgt dies nur nach Ihrer Einwilligung über unser Consent-Banner (Kategorie „Marketing“).

Zweck: Reichweitenmessung, Kampagnensteuerung, Erfolgsmessung, zielgerichtete Werbung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Drittlandübermittlung: möglich (z. B. USA). Wir weisen darauf hin, dass bei US-Anbietern trotz Garantien ein Restrisiko bestehen kann.

10. Bewerber-/Kandidatenmanagement (Personalvermittlung)

10.1 Zweck und Kategorien der Daten

Im Rahmen unserer Personalvermittlung verarbeiten wir personenbezogene Daten von Bewerberinnen und Bewerbern („Kandidaten“), die uns diese aktiv zur Verfügung stellen oder die wir im Rahmen der Vermittlungstätigkeit erheben.

Typische Datenkategorien:

Stammdaten: Name, Kontaktdaten, Wohnort/Region
Bewerbungsdaten: Lebenslauf, Qualifikationen, Berufserfahrung, Zertifikate
Präferenzen: Einsatzorte/Arbeitszeiten, Gehaltswunsch, Verfügbarkeit
Kommunikationsdaten: Gesprächsnotizen, Korrespondenz
ggf. weitere Angaben, die für die Vermittlung erforderlich sind

Wichtig: Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) verarbeiten wir nur, wenn dies ausnahmsweise erforderlich ist und eine entsprechende Rechtsgrundlage vorliegt (z. B. ausdrückliche Einwilligung).

10.2 Rechtsgrundlagen

Je nach Situation verarbeiten wir Bewerberdaten auf Grundlage von:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen/Vertrag), wenn es um Vermittlungsprozesse geht, die auf Abschluss eines Arbeitsvertrags abzielen,
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), insbesondere für die Weitergabe an konkrete Unternehmen bzw. für Talentpool-Verarbeitung,
§ 26 BDSG (Datenverarbeitung für Beschäftigungszwecke), soweit anwendbar.

10.3 Weitergabe an Unternehmen (Kunden) / Kandidaten-Freigabe

Wir übermitteln Kandidatenprofile an potenzielle Arbeitgeber/Einrichtungen grundsätzlich zunächst in anonymisierter oder gekürzter Form.
Identifizierende Daten (z. B. vollständiger Name, direkte Kontaktdaten) geben wir an ein Unternehmen erst nach Freigabe durch den Kandidaten weiter, sofern dies nicht bereits für die konkrete Vermittlung zwingend erforderlich ist.

Zweck: Prüfung der Passung, Durchführung des Vermittlungsprozesses, Organisation von Interviews und Einstellungen.
Empfänger: potenzielle Arbeitgeber/Einrichtungen, an die der Kandidat vermittelt werden möchte.

10.4 Speicherdauer (Bewerberdaten)

Sofern keine längeren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, speichern wir Kandidatendaten grundsätzlich für 12 Monate ab dem letzten Kontakt bzw. Abschluss des Vermittlungsprozesses.
Eine längere Speicherung (z. B. Talentpool) erfolgt nur, wenn eine entsprechende Einwilligung vorliegt oder ein anderer legitimer Grund besteht.

11. Einsatz von zvoove (geplant)

Wir planen, ein Recruiting-/ATS-System von zvoove zur Verwaltung von Kandidaten- und Prozessdaten einzusetzen. Sobald aktiv, verarbeiten wir Bewerberdaten auch in diesem System.

Zweck: Verwaltung von Kandidatenprofilen, Dokumentation von Vermittlungsprozessen, Kommunikation, Termin-/Statusmanagement.
Rechtsgrundlage: wie in Abschnitt 10 beschrieben.
Empfänger: zvoove als Auftragsverarbeiter.
Wir werden mit zvoove einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) abschließen.

12. Speicherdauer allgemein

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B. handels- und steuerrechtliche Pflichten).

13. Ihre Rechte

Sie haben nach DSGVO insbesondere folgende Rechte:

Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
Zuständig ist insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsstandorts oder Arbeitsplatzes; für Nordrhein-Westfalen ist dies z.B. die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).

Anfragen richten Sie bitte an: kontakt@vitalismed-personal.de

14. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen. Die Datenübertragung zur Website erfolgt in der Regel verschlüsselt (HTTPS).

15. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich Rechtslage, Website, Tools oder Datenverarbeitungen ändern. Es gilt die jeweils aktuelle Version auf unserer Website.